人應(yīng)該要戒掉壞習(xí)慣，其實(shí)經(jīng)營(yíng)企業(yè)也一樣，例如在財(cái)務(wù)管理上就有不少陋習(xí)，現(xiàn)在就選幾項(xiàng)常見(jiàn)的說(shuō)一下。

第一種壞習(xí)慣，就是沒(méi)有為職責(zé)做好適當(dāng)分工。這里講的并不是要將工作量平均分配以提升效率，而是在于每個(gè)職位的權(quán)責(zé)應(yīng)要妥善劃分清楚，以做到互相制衡和監(jiān)察。例如一些小型企業(yè)，由于人手有限，不單出納會(huì)計(jì)一手包辦，有時(shí)連HR、IT、行政、一般采購(gòu)等工作也要兼顧。不少企業(yè)老板都認(rèn)為，會(huì)計(jì)不就是管錢(qián)的嗎？ 一切和錢(qián)有關(guān)的，自然就應(yīng)由會(huì)計(jì)負(fù)責(zé)，有什么問(wèn)題？一派理直氣壯的模樣。可是，如果缺乏職責(zé)分工，負(fù)責(zé)管錢(qián)的出納同時(shí)又負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)記賬，那又如何得知花了的錢(qián)是物有所值，從客戶得到的收入又是否穩(wěn)妥齊全？

老板反駁說(shuō)，沒(méi)有聽(tīng)過(guò)“疑人不用，用人不疑”嗎？事事不肯相信下屬，企業(yè)又怎能運(yùn)作？其實(shí)這是風(fēng)險(xiǎn)管理問(wèn)題，相信下屬不等于不需要監(jiān)察和制衡。況且人始終是人，即使給你找著個(gè)“老實(shí)”的人，平日如何誠(chéng)實(shí)可靠，也未必抵抗得住誘惑。不要忘記，出納的日常工作就是金錢(qián)，花斑斑的錢(qián)財(cái)每天過(guò)手，這個(gè)誘惑 不是一兩次而是天天發(fā)生！請(qǐng)個(gè)誠(chéng)實(shí)可靠的員工固然重要，但也要有適當(dāng)?shù)谋O(jiān)察和制衡，就算不是為了防范欺詐，也要減低出錯(cuò)機(jī)會(huì)吧？

老板看來(lái)還未信服，因此再次反駁說(shuō)，將職責(zé)分開(kāi)由員工A來(lái)監(jiān)察員工B，那是否要找員工C來(lái)制衡員工B？之后呢？莫非又要多找員工D來(lái)看好員工C？這樣下去 無(wú)止境怎辦？即使可以，ABCD串謀來(lái)個(gè)集體舞弊，你也沒(méi)法子呀！說(shuō)得對(duì)，分工之難就在于此。上述說(shuō)過(guò)，職責(zé)適當(dāng)分工其實(shí)是風(fēng)險(xiǎn)管理，分工的程度要幾大， 也要視乎成本效益。風(fēng)險(xiǎn)管理就有一條金科玉律，如果實(shí)施控制的成本大于風(fēng)險(xiǎn)，那就不值得去做了。就小企業(yè)的出納工作而言，一般做法是出納只管錢(qián)，管賬還是由另一位會(huì)計(jì)人員負(fù)責(zé)，這安排已經(jīng)能夠起到監(jiān)察作用。如果擔(dān)心出納和會(huì)計(jì)串通再另加一個(gè)員工去監(jiān)察，似乎就是過(guò)分控制了。再說(shuō)，我們還可以利用其他方法去加強(qiáng)監(jiān)管，例如不定期現(xiàn)金盤(pán)點(diǎn)去彌補(bǔ)不足。

第二種壞習(xí)慣，就是缺乏財(cái)政預(yù)算和計(jì)劃。不要看輕預(yù)算，其實(shí)它是一種控制手段，能協(xié)助企業(yè)有計(jì)劃地去營(yíng)運(yùn)，以使預(yù)期目標(biāo)可以實(shí)現(xiàn)。不少人認(rèn)為預(yù)算是死的，人腦是活的，與其花時(shí)間和精力去編制和執(zhí)行預(yù)算，倒不如多做幾單生意。可是，他們并不知道，通過(guò)編制預(yù)算這個(gè)過(guò)程，能協(xié)助企業(yè)去思考，為每一步做好打算。

舉個(gè)最簡(jiǎn)單的例子，自助旅行。即使打算優(yōu)哉游哉兼隨心所至到外地旅游，出發(fā)前至少也要了解當(dāng)?shù)氐囊话阆M(fèi)水平，例如一餐飯的價(jià)錢(qián)、酒店房?jī)r(jià)、交通工具的選擇和車(chē)資，以及商戶對(duì)信用卡的歡迎程度，然后再?zèng)Q定攜帶多少現(xiàn)金吧？若是積極點(diǎn)，有既定目標(biāo)的旅游，由于時(shí)間和金錢(qián)有限，預(yù)先編排行程就少不了，例如打算某天去某個(gè)博物館參觀，并且順道游覽當(dāng)?shù)厥兄行模紫染鸵橐幌虏┪镳^的開(kāi)放日期和時(shí)間，對(duì)吧？接著要知道如何去，看什么，吃什么，住宿何處，回程又如何安排，每日開(kāi)支大約需要多少等。當(dāng)然，就算不預(yù)早計(jì)劃，基本上仍能完成旅程，只不過(guò)未必能盡興而歸，或者遇到突發(fā)情況時(shí)，不能馬上應(yīng)變。同理，沒(méi)有為企業(yè)做財(cái)政預(yù)算，生意也可以做得很好，但若要提高達(dá)標(biāo)的機(jī)會(huì)，以及對(duì)突發(fā)情況做出及時(shí)反應(yīng)，最好還是有個(gè)預(yù)算。

第三個(gè)壞習(xí)慣，就是企業(yè)沒(méi)有為每筆收入和開(kāi)支留下足夠憑證，以支持交易是否真確無(wú)誤。比如，經(jīng)營(yíng)物業(yè)租賃，業(yè)務(wù)主要是將公司名下物業(yè)出租以收取租金。可是，與租客簽下的租約可以不知所終，甚至有些物業(yè)續(xù)租了，但竟然沒(méi)訂立新租約。不單如此，銀行月結(jié)單和一些單據(jù)如物業(yè)管理費(fèi)、地產(chǎn)代理傭金、電費(fèi)水費(fèi)按金等又不齊全。最后只有花錢(qián)花時(shí)間去補(bǔ)領(lǐng)，但有些雜項(xiàng)開(kāi)支如日常維修、換鎖配匙等的，就只有霉?fàn)€的收據(jù)或“白頭單”(即是在一張白紙寫(xiě)上銀碼和簽名)做證明，而且大多數(shù)是現(xiàn)金交易，難以證明是否真確。

還有應(yīng)酬開(kāi)支，這一單以信用卡簽賬單做憑證，那一單就用餐館的手寫(xiě)單，最后發(fā)現(xiàn)竟然是同一個(gè)應(yīng)酬，但重復(fù)報(bào)銷(xiāo)。不要以為缺乏會(huì)計(jì)憑證沒(méi)有什么大不了，不規(guī)范的后果其實(shí)可大可小，例如給核數(shù)師在報(bào)告內(nèi)給個(gè)保留意見(jiàn)，甚至造成管理漏洞，欺詐行為就容易發(fā)生。

第四個(gè)壞習(xí)慣，就是大額的收支交易不經(jīng)過(guò)企業(yè)的銀行賬戶處理，最常見(jiàn)是經(jīng)過(guò)老板的私人賬戶或者現(xiàn)金交收。問(wèn)題在哪里？前者難于證實(shí)收支是屬公還是屬私，而且還要解釋為何不經(jīng)公司賬戶。其實(shí)，此問(wèn)題在早年比較常見(jiàn)，例如有時(shí)候，客戶因種種理由不能經(jīng)正常手續(xù)把款項(xiàng)匯出，碰巧用一下私人銀行賬戶，。至于后者，其問(wèn)題在于難以追查，難于確定收入是否向某個(gè)客戶收取，也很難確定支出是否真的支付給某個(gè)供貨商。最麻煩的，還是現(xiàn)金收入與支出混雜在一起，特別是設(shè)有分公司的企業(yè)，如果分公司人員缺乏會(huì)計(jì)常識(shí)，將收入減去支出后的凈額當(dāng)成收入上繳，總公司監(jiān)管不足，而且又不知就里的話，就容易令收入和支出少計(jì)。

有人反問(wèn)，即使如此也沒(méi)有大不了呀，到了總公司手里也會(huì)將收入減去支出，最后都不會(huì)影響公司的盈利嘛！再說(shuō)，要將所有收入上繳，支出時(shí)又要向總公司申請(qǐng)，實(shí)在麻煩透頂。先不論此安排麻煩與否，在財(cái)務(wù)管理上真的沒(méi)有影響嗎？舉個(gè)例子來(lái)說(shuō)明就一清二楚了。例如分公司收入有1000元，相關(guān)支出則有400元，分公司將凈額600元上繳，如果總公司誤以為這是收入，企業(yè)的營(yíng)業(yè)額就會(huì)少計(jì)400元，支出也會(huì)同時(shí)少計(jì)400元。如果涉及的金額重大，到時(shí)財(cái)務(wù)報(bào)告就會(huì)不準(zhǔn)確，除了不能反映出企業(yè)的真正收入和開(kāi)支情況外，也會(huì)影響日后的預(yù)算編制。

況且，在不少情況下，如借貸、申請(qǐng)上市、投資者對(duì)前景期望等，營(yíng)業(yè)額及其增長(zhǎng)率都備受關(guān)注，因此只計(jì)收支凈額的安排是會(huì)計(jì)大忌。在企業(yè)管治方面也是個(gè)大問(wèn)題，總公司不清楚分公司的收入，容易造成中飽私囊的漏洞。支出也一樣，完全由分公司自行決定，缺乏監(jiān)管下容易出現(xiàn)支出過(guò)度甚至濫用的情況。

最后一個(gè)壞習(xí)慣，就是缺乏定期監(jiān)察現(xiàn)金流。當(dāng)然，如果企業(yè)的現(xiàn)金非常雄厚，用它十年八載也綽綽有余的話也未必出問(wèn)題。可是，在現(xiàn)實(shí)中，這樣的企業(yè)相信不會(huì)很多吧？沒(méi)有做好現(xiàn)金流監(jiān)察，一旦出現(xiàn)資金短缺，后果當(dāng)然是影響公司運(yùn)作，因?yàn)楹芏嘟?jīng)營(yíng)開(kāi)支是不能等的，例如員工的工資、辦公室租金、管理費(fèi)、保險(xiǎn)等。此外，雖說(shuō)供貨商的貨款可以拖延一下，但如果屢是這樣，供貨商一旦收緊信貸額度或信貸期，甚至要求“舊賬未清，新貨免問(wèn)”，到時(shí)就連生意也做不成。

此外，未能準(zhǔn)確預(yù)計(jì)資金周轉(zhuǎn)也是致命傷，經(jīng)常見(jiàn)到的原因是企業(yè)對(duì)前景過(guò)于樂(lè)觀，因此高估了未來(lái)的現(xiàn)金流入，以及低估了企業(yè)開(kāi)支，所以少計(jì)了將來(lái)的現(xiàn)金流出。還有一點(diǎn)，不少企業(yè)將溢利和現(xiàn)金流混淆，以為有錢(qián)賺就沒(méi)有現(xiàn)金流問(wèn)題。