香港公司在上海設(shè)立代表處應(yīng)依法成立1年以上，設(shè)立代表處時需具備與內(nèi)地企業(yè)往來證明，例如： 貿(mào)易合約。

代表處設(shè)立登記必須符合行政法規(guī)的相關(guān)要求。外資代表處注冊條件主要為香港公司證明材料、涉外辦公樓地址等。

1、香港公司證明材料必須公證

自2010年開始，依據(jù)最新的代表處登記管理法規(guī)，代表處設(shè)立登記必須提供香港公司的開業(yè)證明和銀行資信證明，這2個證明必須要經(jīng)過公證以及中國駐當(dāng)?shù)氐拇笫桂^或領(lǐng)事館進(jìn)行認(rèn)證。

香港公司上海代表處公證的文件：注冊證書，商業(yè)登記證，最新周年申報表，章程，董事會決議，授權(quán)書，任命書，首代護(hù)照（外籍），銀行資信證明

對于上述文件需要注意以下幾點(diǎn)：
1、如果香港公司在周年申報之后有變更，則需要把該變更文件也做進(jìn)公證中；
2、銀行資信證明必須體現(xiàn)運(yùn)作良好或無不良記錄等字眼；
3、涉及到的簽字文件必須由董事在公證人處面簽。

2、涉外辦公地址

代表處注冊登記的辦公地址必須涉外辦公樓，需提供租賃協(xié)議、涉外辦公證明、租賃備案等材料。

3、大陸籍員工需委托人事代理

由于代表處是非獨(dú)立企業(yè)法人，因此，其沒有招聘等人事權(quán)力。代表處招聘大陸籍員工必須委托人事代理機(jī)構(gòu)，包括首席代表。但是，如果是外籍員工，香港公司可以直接派遣。

4、代表處名稱必須符合規(guī)定要求

代表處設(shè)立登記時無需辦理名稱核準(zhǔn)，但其名稱必須符合規(guī)定要求。

代表處名稱規(guī)范格式為：(國籍或地區(qū))+香港公司名稱+上海代表處。

5、符合代表處人數(shù)規(guī)定

自2010年開始，代表處的首席代表加上一般代表的人數(shù)要不超過4人。

不可以，要成立滿兩年才可以在內(nèi)地設(shè)立代表處。

香港雖然回歸中國，但采用的法制還是英國法系，如以香港公司在內(nèi)地有商業(yè)活動，還是以外企相關(guān)規(guī)定來要求。
香港公司（外企）在上海設(shè)立代表處條件：

1. 《外國（地區(qū)）企業(yè)常駐代表機(jī)構(gòu)設(shè)立登記申請書》
2. 外國（地區(qū)）企業(yè)住所證明和存續(xù)2年以上的合法營業(yè)證明
3. 外國（地區(qū)）企業(yè)的章程或者組織協(xié)議
4. 外國（地區(qū)）企業(yè)出具的對有權(quán)簽字人的授權(quán)或證明文件
5. 外國（地區(qū)）企業(yè)對首席代表、代表的任命文件及其身份證明
6. 同外國（地區(qū)）企業(yè)有業(yè)務(wù)往來的金融機(jī)構(gòu)出具的資信證明
7. 首席代表、代表的簡歷
8. 代表機(jī)構(gòu)駐在場所的合法使用證明
9. 批準(zhǔn)機(jī)關(guān)的批準(zhǔn)文件
10. 其它有關(guān)文件、證件審批機(jī)關(guān)一般是指代表機(jī)構(gòu)登記需要經(jīng)過的批準(zhǔn)部門。

根據(jù)行業(yè)不同，審批機(jī)關(guān)也均不相同。合法營業(yè)證明指隸屬外國（地區(qū)）企業(yè)所在國家或者地區(qū)有關(guān)部門出具的外國（地區(qū)）企業(yè)存續(xù)2年以上的主體資格證明或其他有關(guān)營業(yè)證明。資信證明應(yīng)提交同該外國（地區(qū)）企業(yè)有業(yè)務(wù)往來的金融機(jī)構(gòu)出具的資本信用證明原件。公證和認(rèn)證指外國企業(yè)所屬國家或地區(qū)公證機(jī)關(guān)及其有權(quán)機(jī)構(gòu)認(rèn)證，并經(jīng)中華人民共和國駐該國（或代管該地區(qū)）使領(lǐng)館認(rèn)證。港澳臺地區(qū)企業(yè)代表機(jī)構(gòu)有關(guān)文件的公證認(rèn)證按現(xiàn)行規(guī)定辦理。上海市范圍內(nèi)的常駐代表機(jī)構(gòu)一般在上海市工商局登記。

要兩年