高效能的時間管理
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作者：李漢祥 面對沉重挑戰的領導者，好像把所有事情都照顧周到，日理萬機，時間的管理似乎是十分基本的事，或是領導者從容而為的事情。杜魯克也提及時間管理是高效能管理者其中最重要的高效能習慣之一，有系統地管理自己能夠掌握有限時間，同時發揮最有效能的領導。 筆者在各大跨國公司擔任人力資源統籌所有培訓及績效管理時，時間管理往往被所有部門主管認為是最基礎的培訓項目，應該適合那些剛畢業的見習生或初級 經理。同時大多數有關管理工作的討論，提出的都是規劃你的工作，聽來很有道理，唯一的問題是這一招通常行不通，很多計劃只是紙上談兵，很少轉化為實際成 果。 杜魯克認為高效能時間管理需要重要的基礎，他指出，高效能管理者不會從任務著手，而從時間著手，三個重要基礎就是記錄時間、管理時間及整合時間，高 效能管理者應明白，時間是一項限制性因素，也是稀有資源，時間很容易會消失不見，無法儲存，總之是極度匱乏，同時，每件事情要做到有某種質素，都需要花時 間，因此，時間是不可或缺的獨特資源。 事實上，不少管理者都不懂得管理時間，他們可能每次都在某種死線前完成任務，但假如適當重視時間的重要性及高效能管理，績效及成果可能達到更高效果。 筆者經歷大小不同的會議或計劃，往往因領袖不善于管理及運用時間這個重要資源，帶來了不少負面影響，包括打擊下屬的士氣，不尊重時間的管理文化，又 或是績效的影響。很多時，不少管理者都不察覺自己的生活充斥著很多浪費時間的活動，到頭來感到自己毫無貢獻，大部分人的時間浪費在必須完成的事情上，卻沒 有什么實質的重要貢獻，這樣，管理者只達到很低的成效，因此每一位知識工作者，尤其是管理者必須完整地支配時間，才能展現效能。 架構性系統管理時間 每一項重要的策略性計劃開始時，機構都不以為然地把某重要計劃給予有能力的某部門或功能主管，但往往忽略了這主管已是每天工作超過16 小時，同時周末也須工作。 麥健時1 月刊出的關于時間管理的一項研究中，提出管理人必須停止把時間管理看作是個人問題，而應看成是結構性及機構性的重要挑戰，因為其根源已不再只是個人控制的 問題，而是機構的結構及文化問題。面對人才短缺及人才工作量超重的情況下，機構必須重視并給予適當的工具、指引及協助，使成為一家有系統的時間管理及良好 文化的機構。 在麥健時報告上，全球訪問了1500 多名行政人員，了解他們如何采用時間，9%認為十分滿意，少于一半滿意，三分一極度不滿，同時，一半以上認為機構完全沒有足夠的領導及指引他們，如何把時間放在哪些重要的策略性的方向及工作上。 研究結果更討論到很多機構極少把時間當作是一項重要的可以衡量的資源，時間往往不及其他的資源，例如Capital 成本的投資及回報等；領袖及管理層的時間，也很少被處理為“有限的資源”，無論遇到種種機會，領袖的能力包括時間，都極少考慮為重要的因素，因此不少領袖 往往感到自己花了很多時間，但不是在高效能及成果上，以致感到十分沮喪。 報告更提及在時間管理上，管理人遇到的四個最大的沮喪因素。 一、“計劃及新思維的過重”（Initiative Overload），筆者正正經歷著這不斷增加的計劃，看到每個領袖及管理人，除了日常工作外，由于種種策略、改變、新思維、計劃……等，管理人又被邀加 入某工作小組，或計劃隊伍，或總部的策略、或某區域的改變，又或另一項計劃及研究，這些管理人就不斷參與種種會議，根本沒有時間和自己的團隊傾談或交流， 減低了員工的投入感，這種“改變的疲慮”（Change Fatigue），令管理人喪失了基本的氣力及士氣。 二、當機構沒有有系統的時間管理體制及文化時，管理人每天被電郵、會議及大大小小的事項拖拖拉拉，投放不少時間，逐漸變成一個極被動、失去方向的管理人，同時，重要事情反被拖垮了。 三、放棄了重要事情，管理人在沒有時間的優先次序的管理人，必定放棄了重要的項目，人際的溝通，這就是杜魯克談到的： “時間是極稀有的資源，如果不妥善管理，什么也不能管理好。”四、尊重時間，機構作為良好有效的重要架構，須要懂得指引各上下員工時間管理，但同時須尊重 時間的平衡，每個工作的內容，須要平衡職能的需要，平衡對外，對內及對自己，對員工的時間，才能發揮高效能高水平。 一個機構一位高效能的領袖，須要察覺及積極好好把時間管理，作為機構一項重要資源及項目，才能平衡各方面的長處，達致成果。 |
